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Dieses Thema hat 48 Antworten
und wurde 99 mal aufgerufen
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bthiele Offline



Beiträge: 12

28.01.2011 19:56
RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo zusammen,

vor etwa einem Jahr wurde eine interessante Debatte unter dem Thema "Spracherkennung versus Schreibkraft" geführt, bei der es darum ging, ob man Schriftstücke nicht besser gleich selbst am Arbeitsplatz mittels Spracherkennung vollständig erstellt und korrigiert, statt sie - wie allseits empfohlen - als Sprachdatei der Schreibkraft zu überlassen, die dann beim Abhören die Korrektur übernimmt.

Hauptbeteiligte an der Diskussion waren Anwälte, was angesichts des notwendigen Strebens nach Rationalisierung und Kosteneinsparung nicht weiter verwundert.

Seit einigen Jahren arbeite ich nur noch mit der Spracherkennung, ein Diktiergerät habe ich gar nicht mehr. Ich bin jedoch ein Verfechter der damals so genannten Variante "C", das heißt das Schriftstück entsteht vollständig an meinem Arbeitsplatz, soweit dessen Erstellung nicht durch - ebenfalls auf "Knopfdruck" aufrufbare - Verfügungen angewiesen wird. Das bedeutete allerdings in der Konsequenz auch, dass ich mir Gedanken darüber machen musste, wie ein anwaltlicher Schriftsatz vollständig mit Kopfbogen und allen erforderlichen Details entsteht, ohne dass ich einen Mehraufwand treiben muss, der angesichts der Unterschiedlichkeit der Kosten von Anwalt und Schreibkraft gänzlich unvertretbar gewesen wäre. Für unser Büro haben wir eine Lösung erstellt, die es dem Diktierenden gestattet mit wenigen Handgriffen in die jeweilige Akte zu gelangen und dort das vollständig erstellte Schriftstück zu diktieren und abzulegen. Anschließend wird lediglich noch verfügt, was mit dem Schriftstück zu geschehen hat (Ausdruck, Anlagen beifügen etc.).

Da nicht jeder auf Software Marke Eigenbau setzen dürfte, würde mich interessieren, inwieweit die hier versammelten Kollegen - so sie denn ebenfalls nach der Methode "C" vorgehen - ihre Kanzleisoftware bei der Spracherkennung einsetzen, insbesondere um in den Brief oder Schriftsatz den Briefkopf sowie nicht unwichtige Einzelheiten wie Anschrift, Betreff-Zeile etc. einzufügen, diese Daten müssten ja aus der Datenbank des Kanzlei-Systems hervorgeholt werden.

Kann jemand dazu Erfahrungen beisteuern?

B. Thiele

Brügge1 Offline



Beiträge: 117

29.01.2011 12:49
#2 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo Herr Kollege Thiele,

da sich bisher noch niemand auf Ihren Beitrag gemeldet hat, will ich mal die Diskussion ins laufen bringen. Mir geht es ähnlich wie Ihnen, ich nutze im wesentlichen Variante C, also das Diktat direkt am Arbeitsplatz. Allerdings ist mir nicht ganz klar, weshalb Sie eine eigene Softwarelösung für Ihre Kanzlei entwickeln mussten. Wir haben hier in der Zwischenzeit einige Systeme im Einsatz gehabt, jedoch ist bei allen das Prinzip gleich: Wenn ich einen Schriftsatz z.B. an das Gericht fertigen möchte, dann rufe ich über das Aktenzeichen die Akte auf und wähle aus meinen Schriftsatzvorlagen die entsprechende Vorlage aus. Es öffnet sich das Textverarbeitungsprogramm, z.B. Word, und die wesentlichen Daten sind aus der Aktenanlage automatisch eingefügt. Dies betrifft den Adressaten, sämtliche eigenen und gegnerischen Aktenzeichen, gerichtliche Aktenzeichen et cetera. Dann wird durch das Diktat die Vorlage abgeändert oder der Schriftsatz gänzlich neu diktiert. Mit dem Schließen der Datei wird dieser automatisch zur Akte abgespeichert. Ich bringe dann die Papierakte ins Sekretariat mit der Anweisung, das hinterlegte Diktat für den Postversand fertig zu machen.

Sämtliche individuellen Anweisungen kann ich direkt in den Schriftsatz diktieren, bei Word funktioniert durch Drücken der Escape-Taste wunderbar das Hervorheben mittels Sprachbefehl. Dieses löscht die Sekretärin beim Ausdruck nach Erledigung aus dem Schriftsatz heraus, so muss ich nicht noch extra Anweisungen geben.

Mein mobiles Diktiergerät fristet ein Schattendasein. Es wird eigentlich nur noch eingesetzt, wenn ich einmal fern von meinem Schreibtisch einige Notizen vor Ort diktiere. So, dieses waren meine Erfahrungen, ich bin gespannt auf weitere Diskussionsbeiträge.

Viele Grüße
Angelika

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bthiele Offline



Beiträge: 12

29.01.2011 16:13
#3 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Die eigene Lösung ist schon "etwig" Betrieb.

Welche Kanzlei-Software nutzen Sie denn?

bthiele

Marius Raabe Offline



Beiträge: 718

30.01.2011 12:21
#4 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Lieber Herr Kollege Thiele,

wie aus dem in Bezug genommenen Thread

http://dragon-spracherkennung.forumprofi...hreibkraft.html

ersichtlich, verwende ich die Variante C (Diktat und Korrektur durch den Diktanten), um die vollen Vorteile von "what you say is what you see" genießen zu können und zu vermeiden, dass sich Erkennungsfehler einschleifen.

Aber zu Ihrer konkreten Frage: Ich setze die uns im Büro verwendete Kanzleisoftware gar nicht ein.
Beim Bearbeiten der Tagespost einschließlich der Erstellung kurzer Schreiben und Schriftsätze (wenige Absätze) diktiere ich ebenso wie beim Erstellen von Besprechungsvermerken und dergleichen zumeist in eine E-Mail, die ich dann anschließend mit Arbeitsanweisungen ans Sekretariat schicke (wenn ich dran denke, dann sind die Arbeitsanweisungen und die Textkörper durch Einrückungen unterschieden, die sich ohne weiteres per Sprachbefehl auch in Outlook generieren lassen).

Je nach konkreter Situation fasse ich dabei mehrere Akten in einer E-Mail zusammen (Tagespost) oder auch nicht. Anschließend verfrachte ich den Aktenstapel physisch ins Vorzimmer.

Anspruchsvollere und längere Texte wie Stellungnahmen, Gutachten, Vertragsentwürfe oder Antragsschriften oder -erwiderungen diktiere ich in Word direkt in eine Briefkopfvorlage. Adressdaten übernehme ich entweder aus einem vorangegangenen abgespeicherten Schreiben, füge diese händisch oder per Diktat ein oder aber lasse das im Nachhinein durch Sekretariat erledigen. Typischerweise handelt es sich um Dokumente, bei denen der Zeitaufwand für die Eingabe der Adresse und der Betreffzeile im Verhältnis zur Bearbeitungsdauer nicht ins Gewicht fällt und gut während einer kleinen Denkpause erledigt werden kann. Das gilt natürlich nur für Dokumente, deren Erstellung Stunden oder Tage dauert. Falls diese Dokumente mit Anlagen, Abschriften usw. in Papierform zu versehen sind (was in Zeiten der E-Mail meines Erachtens immer seltener wird), schicke ich per gesonderter E-Mail unter Hinweis auf das im Dateisystem abgespeicherte Word-Dokument die nötigen Anweisungen.
Das Diktat mit den so genannten „Sprachkommentaren“ (eigentlich Passagen im Änderungsmodus von Word) ist mir zu fehleranfällig (ein Kommentar könnte mal übersehen werden) und entspricht auch nicht den normalen Konventionen im Umgang mit Word, wonach Textpassage auf einer Metaebene eigentlich in Markup-Blasen an den Rand eines Dokuments gehören.

Wie diese Ausführungen schon zeigen, hängt die Arbeitsweise vom Zuschnitt des jeweiligen „Dezernats“, also Arbeitsfelds, ab (viele kurze oder wenige lange Texte, viele oder wenige Anlagen, Versand per E-Mail oder per Briefpost usw. usw.).

Ein wenig hängt sie natürlich von der Qualität der verwendeten Kanzleisoftware ab. Bei uns im Büro wird der angebliche Marktführer RA-MICRO verwendet. Ich finde diese Software allerdings für den anwaltlichen Arbeitsplatz nicht gerade empfehlenswert. Das beginnt beim Ablagesystem und zieht sich bis zur Schnittstelle zu MS Word, die ich auf meinem Rechner deinstalliert habe (auf den Arbeitsplätzen der Bürokräfte bzw. ReNo-Fachkräfte läuft sie). Letztlich ist dies aber nicht der Ort für eine kritische Auseinandersetzung mit der jeweiligen Kanzleisoftware.

Außerdem ist diese auch nur ein eher untergeordneter Einflussfaktor. Denn, egal ob man nun selber die Adressdaten in den Schriftsatz einfügt oder nicht, die Endbearbeitung mit Abschriften usw. wird ja sinnvollerweise ohnehin im Sekretariat erfolgen, und da ist es von untergeordneter Bedeutung, ob noch Adressen einzugeben sind. Deutlich wichtiger sind da schon sonstige Arbeitsanweisungen wie zur Zahl der Abschriften (die einer ReNo-Kraft aber ohnehin klar sein wird, meine Mitarbeiterin wäre beleidigt, wenn ich das diktieren würde...), zu Anlagen usw., also die Metaebene des eigentlichen Textes.

Der wichtigste Punkt ist daher meines Erachtens die Methode, wie der „eigentliche“ Text einerseits und Arbeitsanweisungen auf der Metaebene andererseits weitergegeben werden (sowie natürlich auch das physische Substrat, sprich: die Akte).

Da hat jeder so seine Angewohnheiten, die sicher wie gesagt auch durch den Zuschnitt des Dezernats und die eigene Arbeitsweise bedingt sind. Ich finde die E-Mail-Methode am praktischen und überlasse den Einsatz der Kanzleisoftware denjenigen, für die sie gemacht ist, also den Bürokräften.


Beste Grüße, Marius Raabe

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a.wagner Offline



Beiträge: 420

01.02.2011 11:26
#5 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo,

In der letzten Zeit habe ich ziemlich viel zu tun, deswegen gucke ich nicht mehr jeden Tag ins Forum und antworte erst heute. Ich hatte ja seinerzeit den Beitrag begonnen und bin eigentlich ein Verfechter der Variante B).

Zur Frage hier kann ich beisteuern, das ich seit mehr als 10 Jahren eine eigene Lösung auf der Basis von Lotus Notes nutze. Ich habe in einer einzigen Datenbank alles drin, also Adressen, Briefköpfe, Rechnungen, Schreiben, Formulare und Ähnliches. Jeder Mitarbeiter hat dann natürlich seine Mail-Datei, die neben dem normalen E-Mail-Verkehr auch Kalender und eine Aufgabenverwaltung mitbringt. Vorteil der Lösung ist, dass ich nur ein einziges Programm für den Kanzleibetrieb brauche und wenn Ihnen schon mal ein Rechner zusammengebrochen ist und Sie weiterarbeiten möchten, ist es schon hilfreich, auf das neue Gerät außer Betriebssystem und Virenscanner nur eine einzige Software aufzuspielen und es geht dann gleich alles wieder so wie gewohnt. Als ich das mal entwickelt habe, kam als weiterer Aspekt hinzu, das ein Programm für den Rechner ressourcenschonender ist als zum Beispiel Word + Outlook + Kanzleisoftware. Ich hatte damals auch schon Spracherkennung (zuerst IBM Simply Speaking, später dann Viavoice), da war das mit den Ressourcen im Rechner auch schon ein großes Problem.

Wegen der Spracherkennung, die ich damals einsetzte und heute nun wieder, habe ich in das Programm auch ein Arbeitsanweisungssystem eingebaut, womit ich auf meinem Bildschirm eine Liste all der Akten habe, die mir der Sekretärin zum Bearbeiten vorgelegt hat. Ich kann dann für jede einzelne Akte eine so genannte Arbeitsanweisung erstellen, wo dann die ganzen Diktate mit den Hinweisen, an wen welches Schreiben auf welchem Transportweg (Post, Fax, E-Mail) gehen soll, was noch zu erledigen ist und wann die Akte wieder vorgelegt werden muss, reinkommen. Die Sekretärin hat dann eine Liste mit diesen Anweisungen, die sie einfach abarbeitet. Dabei gibt es Prioritäten und die Liste ist ansonsten noch nach Auftragsdatum sortiert.

Ich diktieren also nur den Text nach der Anrede bis zum Gruß, den Rest erledigt weiter meine Sekretärin. Vorteil dieser Lösung ist, dass ich zwar bei den meisten Texten selbst noch einmal nachlese, was der Computer erkannt hat und das auch korrigiere. Aber ich bin da durchaus flüchtig und mache Fehler, 4 Augen sehen halt mehr als 2. Außerdem habe ich so auch die Möglichkeit, einen Text einfach herunter zu diktieren, ohne gleich jeden Fehler zu korrigieren. Das ist manchmal notwendig, wenn ich nur ganz wenig Zeit habe.

Im Augenblick bin ich allerdings am Überlegen, ob es nicht nach nun mehr als 10 Jahren an der Zeit ist, das ein oder andere an dem Programm in einem erheblichem Maße zu verändern. Gerade die zunehmende Nutzung von E-Mail in unserer Kanzlei beim Schriftverkehr mit Mandanten ist ein wichtiger Punkt. Außerdem grüble ich in Anbetracht der Erkennungsergebnisse von DNS 11 darüber nach, ob es nicht sinnvoll ist, doch gleich in den jeweiligen Brief zu diktieren, weil das gerade für das Speichern der Diktatdateien und das Wiederaufrufen durch die Sekretärin auch ein Stückchen Zeit spart. Aber das werde ich mir sicherlich erst im Sommer richtig überlegen.

Als Fazit ist es also bei mir so organisiert, dass die Adressen, Aktenzeichen und alle wichtigen Daten in der Datenbank gleich drin sind und damit beispielsweise beim Erstellen eines ganz normalen Schreibens ans Gericht gleich mit in das Schreiben eingefügt werden. Wenn es eine neue Sache ist, kann ich beim ersten Schreiben ans Gericht (oder auch an jeden anderen) die notwendigen Aktendaten eingeben und aktenbezogen speichern, so dass das dann wieder erscheint beim nächsten Schreiben. Ich kann das dann natürlich auch wieder ändern, manchmal ändert sich auch beim Gericht ein Aktenzeichen.

Durch die Datenbanklösung ist dann auch das jeweilige Schreiben automatisch der entsprechenden Akte zugeordnet, beim erstmaligen Speichern eines Schreibens wird zusätzlich zu der Datenbankverknüpfung auch noch ein richtiger Name vergeben, womit man dann auch noch suchen könnte. Aber für uns reicht es ja meist, wenn wir irgendetwas von der Akte wissen (Mandantenname, Gegnername, Aktenzeichen), womit wir die Akte finden und dann habe ich darin alles, was die Akte betrifft.

Ich hoffe, dass auch dies ein bisschen weiterhilft.

Grüße

A. Wagner

DNS 15.3 Individual mit SpeechMike LFH 3510, Intel(R) Core(TM)I7-7500 CPU, 16 GB RAM, Windows 10 Pro. 64 Bit

bthiele Offline



Beiträge: 12

06.02.2011 20:38
#6 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo zusammen,

allzu viel Resonanz habe ich nicht bewirkt. Vielleicht ist das, was ich als wichtig empfinde, auch gar nicht so ein großes Problem. Wir haben ja keine Kanzlei-Software, sondern etwas selbstgestricktes, wie der Kollege Wagner auch. Mich hat einfach mal interessiert, wie die Spracherkennung mit Kanzlei-Software zusammenarbeitet, die man so auf dem Markt antrifft. Außer auf Messen, bei denen ja immer alles hervorragend funktioniert, habe ich nur einmal einem Kollegen über die Schulter geschaut, als der mir die Spracherkennung bei RA-Micro vorgeführt hat. Das Ergebnis war nicht sehr überzeugend. Die Spracherkennung arbeitete aber auch nach dem Muster, dass der Anwalt nur den eigentlichen Inhalt des Schreibens diktiert, den Rest sollte die Sekretärin erledigen. Aber immerhin konnte man als Diktant das Ergebnis noch selbst in einem Diktatfenster sehen. Der Kollege beklagte sich denn auch, dass er eben nur diesen Ausschnitt erkennen könne und nicht schon das fertige Produkt.

Dementsprechend selten ist vielleicht das Programm auch in Benutzung gewesen.

Wie bei Herrn Wagner arbeitet bei uns eine eigene Lösung. Die ist allerdings nicht Datenbank-basiert. Das Prinzip ist: mit möglichst wenigen Befehlen ein Dokument erstellen. Wenn ich es richtig sehe, arbeitet unser Programm im Ergebnis ähnlich, wie es Herr Wagner beschrieben hat. Man ruft von Word aus etwa die Adresse auf, wenn man einen Brief schreiben will, diktiert dann den Textkörper - gegebenenfalls unter Hinzufügung von Textbausteinen - und natürlich die Grußformel. Dann wird das Ganze in dem entsprechenden Aktenverzeichnis des Servers abgelegt und eine Verfügung generiert, die in die Akte eingeheftet wird und die der Sekretärin sagt, wie weiter mit dem Schriftstück zu verfahren ist.

Allerdings stellen wir natürlich auch vom Arbeitsplatz aus E-Mails her und versenden diese direkt. Ebenso werden direkt vom Arbeitsplatz des Anwalts Fax-Schreiben versandt. Das wiederum bedeutet, dass diese Schreiben auch vollständig sein müssen und dann nicht noch nicht noch durch die Schreibkraft zu ergänzen sind. Wichtig ist dabei natürlich die Fehlerkontrolle. Allzu peinliche Schreibversehen sollten schon ausgemerzt werden, bevor das Schreiben auf die Reise geht.

Die von Herrn Raabe beschriebene Arbeitsweise benützen wir hier nicht. Ich sehe ehrlich gesagt auch keinen großen Sinn darin, der Mitarbeiterin eine E-Mail zu schicken, die sie dann in einzelne Schreiben seziert. Aber es hat halt jeder seine eigenen Gewohnheiten und wird vermutlich seine Arbeitsweise als die effektivste betrachten.

Ich gebe allerdings zu bedenken, dass die Nutzung der Kanzlei-Software für den Anwalt keineswegs unter der Würde sein dürfte. Sie soll ja vielfältige Arbeitsmöglichkeiten auch für den Anwalt bieten, von Recherche bis zum Dokumentenmanagement. Im Notariat ist der Zugriff auf eine gute Mustersammlung, die von einer Kanzlei-Software geboten werden sollte, sowieso unverzichtbar. Damit muss auch der Anwalt zurechtkommen. Er sollte diese Muster ja auch von Zeit zu Zeit kontrollieren und gegebenenfalls überarbeiten.

Wer sich auf Spracherkennung einlässt, verschiebt nun einmal die Grenzen traditioneller Arbeitsteilung bei der Erstellung von Dokumenten im Büro. Bisher war es eindeutig so, dass der Anwalt "denkt und entscheidet", die Mitarbeiterin dies dann in ein lesbares Schriftstück umsetzt. Mit der Spracherkennung ist er - ob er will oder nicht - auch in die Umsetzung eingebunden. Drauflos diktieren ohne Rücksicht darauf, was am Ende dabei herauskommt, geht nicht mehr, was immer vom Hersteller versprochen wird.

Das "C"-Konzept verlagert einen größeren Teil der bisher von der Sekretärin geleisteten Tätigkeit auf den Anwalt, der nicht nur diktiert - wie bisher -, sondern die Umsetzung vom Diktat in das Dokument auch während oder nach der maschinellen Erkennung überwacht. Wenn man das will, ist es meines Erachtens nur noch ein kleiner Schritt zum vollständigen Dokument - mit Briefkopf etc. Wenn man das wirklich will - über Vor- und Nachteile lässt sich trefflich streiten -, dann sollte es klar sein, dass eine Kanzlei-Software diesen Prozess so gut unterstützen muss, dass der zusätzliche Aufwand beim Anwalt zu vernachlässigen ist. Alles was in ein Dokument einfließt, ob Diktat, ob Ergebnis einer Rechtsprechungsrecherche, ob Textbaustein oder sonstiger Mustertext, sollte ohne Umweg direkt in das geöffnete Word-Dokument - ohne Drag & Drop - einfließen können. Und das wiederum möglichst mit Sprachbefehlen und ohne allzu umständliches Handling.

Man kann das alles natürlich auch "diktieren", aber so geht es eben in "Echtzeit" und damit rascher. Auch die Qualität des Ergebnisses könnte höher sein.

Mein Überblick über die angebotene Software ist natürlich in keiner Weise vollständig. Bisher habe ich aber nicht feststellen können, dass die angebotene Kanzlei-Software den Erfordernissen der Spracherkennung am Arbeitsplatz des Anwalts wirklich gerecht wird.

Gruß

B. Thiele

a.wagner Offline



Beiträge: 420

07.02.2011 12:54
#7 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo Herr Thiele,

Ich sehe deutlich, das ich nicht der einzige bin, der bei der Nutzung der Spracherkennung andere Kanzleisoftware braucht, als wir es bisher gewohnt sind.

Das Augenmerk der Spracherkennungssoftware, wie wir sie heute benutzen, liegt meines Erachtens zu sehr auf dem Thema Sprache in Text (und damit auch gern in Befehle) umzuwandeln. Das führt dazu, das diese Technik sich vor allem dahin entwickelt, wo nur ein einziger Mensch einen Text per Spracherkennung allein erstellen will. Nach dem derzeitigen Stand hat eben der Diktant bei der Nutzung der Spracherkennung mehr Arbeit, spart sich allerdings in einem großen Umfang eine Schreibkraft oder ein Schreibbüro. Der "Einzelkämpfer" hat damit für sich zunächst Vorteile.

Wenn mehrere zusammenarbeiten, wobei außer dem Anwalt es noch andere Arbeitskräfte gibt, die nicht nur einfach Text schreiben vom Band, sondern auch viele andere Tätigkeiten in der Kanzlei mit erledigen, braucht es eine Technik, wie wir sie vom Diktiergerät gewöhnt sind. Ende der Neunzigerjahre – vor Einführung der Spracherkennung bei mir – habe ich relativ einfach gearbeitet. Es gab einen großen Stapel Diktierkasetten und für die Post einen Verfügungsstempel. Bei der Eingangspost habe ich dann einfach auf dem Stempel angekreuzt als Anweisung. Bei allen anderen Dingen habe ich einfach alles aufs Band gesprochen. Wichtig war nur, dass es für jede Akte immer eine Kassette gab, so dass die Sekretärin die Akte mit der entsprechenden Kassette bekam.

Ich denke, dass man das heute auch sehr einfach abbilden kann. Im Prinzip müsste die Sekretärin immer für jede Akte, die man ihr zurück gibt, eine E-Mail oder Arbeitsanweisungen oder irgendwie eine Datei bekommen, die der Akte zugeordnet ist, so dass Sie alles, was darin steht, abarbeiten kann.

Wenn Sie das Thema vertiefen wollen, sollten wir uns mal überlegen, wie wir das machen. Das ist vielleicht hier nicht ganz der richtige Platz, es sei denn, Herr Wilke möchte, dass wir uns auch mit diesem Randgebiet hier weiter vertiefend beschäftigen. Insofern bitte ich Herrn Wilke mal um einen kurzen Hinweis.

Grüße

A. Wagner

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R.Wilke Offline



Beiträge: 6.114

07.02.2011 13:21
#8 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Zitat
Wenn Sie das Thema vertiefen wollen, sollten wir uns mal überlegen, wie wir das machen. Das ist vielleicht hier nicht ganz der richtige Platz, es sei denn, Herr Wilke möchte, dass wir uns auch mit diesem Randgebiet hier weiter vertiefend beschäftigen. Insofern bitte ich Herrn Wilke mal um einen kurzen Hinweis.



Ich wüsste nicht, warum es nicht hierhin gehören sollte, schließlich habe ich ein Faible für "vertiefende Beschäftigung mit Randgebieten". Wünschen würde ich mir aber, dass es nicht nur abstrakt-theoretisch bleibt, sofern möglich. Am Ende ist die Fragestellung aber keine, die nur für Anwälte interessant ist, wenngleich Herr Thiele die Ausgangsfrage so gestellt hat. Allgemeiner formuliert, geht es wohl um so etwas wie Workflow-Optimierung, wenn ich es richtig sehe, und deshalb alles andere als nur Randgebiet für die Profis unter uns. Spracherkennungs-Technologie kann dabei eine entscheidende Rolle spielen, als Mittel zum Zweck. Aber dazu müsste es, wie schon angedeutet, konkret werden.

Grüße, R. Wilke

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a.wagner Offline



Beiträge: 420

08.02.2011 14:05
#9 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo,

Um der Thematik etwas näher zu kommen, habe ich mal probeweise in OpenOffice 3.1 diktiert und die Textdatei gespeichert. Dabei kann man so, wie bei Microsoft Word, den diktierten Ton mit speichern (als dra-Datei). Gehe ich recht in der Annahme, dass man für eine Korrektur durch einen anderen beide dann erstellten Dateien an denjenigen, der korrigiert, weiterleiten muss? Und funktioniert die Zuordnung dann auch noch, wenn derjenige, der korrigieren soll, diese beiden Dateien in einem Verzeichnis abspeichert und dann die *.odt-Datei (bzw. das *.doc-Dokument) öffnet? Falls das jemand weiß, melde er sich bitte. Mit diesen wenigen Eckdaten könnte man meines Erachtens relativ einfach eine E-Mail-basierte Lösung bauen, bei der man Diktate und Anweisungen auch unter Nutzung eines Textverarbeitungssystems im Team bearbeiten kann.

Grüße

A. Wagner

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Marius Raabe Offline



Beiträge: 718

08.02.2011 16:45
#10 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Lieber Herr Wagner,

ich kann die Frage nicht beantworten, aber auch nicht ganz nachvollziehen: Wenn man die Methode C anwendet, ist die Versendung/Speicherung des diktierten Tons doch gar nicht nötig.

Ich bin übrigens nach wie vor der Meinung, dass die von mir oben beschriebene Methode unter den gegebenen Umständen gut funktioniert (auch wenn sie Herrn Thiele nicht gefällt) und den Einsatz von spezieller Kanzleisoftware am Anwaltsarbeitsplatz für diese Zwecke nicht erfordert und auch nicht den von selbst gebastelten Programmen.
Ich empfehle bis auf weiteres,
- lange Schriftsätze in ein fertig formatiertes Word- (oder meinetwegen auch OpenOffice)-Dokument zu sprechen und die Ausfertigung per E-Mail-Verfügung zu diktieren (schließlich kann auch die Sekretärin schneller lesen als zuhören und auch bei Arbeitsanweisungen ist es sinnvoll zu sehen, was man gesagt hat),
- die berühmten Zweizeiler (bis Zweiseiter) und Besprechungsvermerke, Telefonnotizen usw. direkt per E-Mail zur Weiterverarbeitung und Formatierung ans Sekretariat zu übergeben (ob nun pro Akte getrennt oder pro Aktenstapel, mag jeder für sich selber sehen, bei uns im Büro wurden/werden für die Tagespost jedenfalls auch niemals einzelne Diktatkassetten für jede Akte verwendet, sondern stapelweise gearbeitet).
- E-Mails an Mandanten u.a. Externe (selbstverständlich) direkt vom Arbeitsplatz zu diktieren und zu verschicken (soweit erforderlich, mache ich es so, dass ich die gesendete E-Mail mit einer entsprechenden Verfügung - Ausdruck, zur Akte usw. - per E-Mail ans Sekretariat weiterleite).

So lassen sich meines Erachtens die Vorteile möglichst weit gehender Delegation relativ mechanischer Vorgänge (Adressierung usw.) und die Vorteile des Einsatzes der Spracherkennung - Geschwindigkeit, Sehen des Gesprochenen als Text, aber auch komplexe Formatierungen durch den Diktanten bei langen Dokumenten, die das Sekretariat überfordern (wie dynamische Querverweise, Randnummern und dgl.) ganz gut ausnutzen. Ohne Medienbruch wird es ohnehin nicht abgehen, solange man noch eine Akte ins Sekretariat tragen muss, auf der dann eben kein Diktatband liegt. Wer anders als ich einen Drucker am Arbeitsplatz besitzt, kann seine Verfügungen ja auch noch ausdrucken.

Aber all das gilt natürlich wie gesagt abhängig von der Arbeitsweise, bei mir ist es wie gesagt eher die Regel als die Ausnahme, dass ich am Tag nur eine oder zwei Akten bearbeite (abgesehen natürlich von der Tagespost und der laufenden E-Mail-Korrespondenz). Es mag sein, dass der Problemdruck mit der Zahl der zu bearbeitenden Akten pro Tag steigt.

Das alles soll auch nicht heißen, dass es nicht eine bessere Integration von Spracherkennung und Kanzleisoftware geben könnte, bestimmt kann es das. Ich vermute allerdings, dass eine Ausrichtung der Kanzleisoftware auf die anwaltliche Arbeit mit Spracherkennungssoftware erst dann wirklich erfolgen wird, wenn mehr Kollegen die wunderbare Welt der Spracherkennung betreten. Diesbezüglich aber sind noch andere Beharrungskräfte am Werk.


Grüße, Marius Raabe

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R.Wilke Offline



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08.02.2011 16:50
#11 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo Herr Wagner,

zu OpenOffice kann ich nichts sagen, aber vielleicht ist es ja ähnlich wie bei DragonPad und Word, so dass ich es für diese beiden Fälle mal erkläre.

(1) DragonPad: es wird eine RTF-Datei und eine DRA-Datei im selben Verzeichnis gespeichert. Die RTF-Datei enthält nur den Text, die DRA-Datei enthält den Text und den Audiopart. Je nachdem, was Sie öffnen, haben Sie nur Text oder Text mit Audio. Wenn Sie in DragonPad über "Datei öffnen" suchen, wird automatisch die DRA-Datei geöffnet.

(2) Word: es wird eine Word-Datei (im angegebenen Verzeichnis) und eine TMP-Datei in einem temporären Ordner gespeichert. Die TMP-Datei enthält aber den Audiopart (und eine Kopie des Textes). Der Zusammenhang zwischen den beiden Dateien (der Link) wird in einer INI-Datei in Dragon festgehalten.

Wenn Sie das Word-Dokument wieder öffnen, wird die TMP-Datei (eigentlich DRA) mit geöffnet und der Audiopart steht wieder zur Verfügung. Wenn Sie die TMP-Datei suchen, was auf Umwegen geht, und die Endung in .dra umbenennen, können Sie sie auch in DragonPad weiterbearbeiten, allerdings sieht sie dann anders aus.

Fazit: das manuelle Verschieben von Text/Audio mit in DragonPad erstellten Dateien ist also kein Problem, bei Word sähe es anders aus, wäre aber grundsätzlich möglich. Wie es sich bei OpenOffice verhält, können Sie selbst heraus finden.

Gruß, R. Wilke

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a.wagner Offline



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08.02.2011 17:21
#12 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Schade! Die Arbeit des Selbstherausfindens wollte ich mir gerade sparen. Bei OpenOffice wird augenscheinlich direkt eine Datei mit der Endung .dra erstellt, die dann wieder aufgerufen wird, wenn man die OpenOffice-Datei öffnet. Beides befindet sich im gleichen Verzeichnis.

An Herrn Thiele an dieser Stelle die Frage, ob er eine Software für seine Kanzlei benötigt und wir uns hier weiter kümmern wollen. Zumindest auf der von mir genutzten Basis (Lotus Notes) könnte ich den einen oder anderen Gedanken mit beisteuern.

Grüße

A. Wagner

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R.Wilke Offline



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08.02.2011 17:26
#13 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Zitat
Bei OpenOffice wird augenscheinlich direkt eine Datei mit der Endung .dra erstellt, die dann wieder aufgerufen wird, wenn man die OpenOffice-Datei öffnet. Beides befindet sich im gleichen Verzeichnis.



Also ist es da im Prinzip so wie bei Word, mit dem Vorteil, dass beide Dateien zusammen im Ordner liegen.

Gruß, R. Wilke

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a.wagner Offline



Beiträge: 420

09.02.2011 09:07
#14 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Hallo,

An dieser Stelle eine Frage zu den Beitrag von Herrn Raabe, den ich erst jetzt gelesen habe. Wenn Sie einen längeren Schriftsatz diktieren (also in ein Word-Dokument), bekommt dann die Sekretärin einfach nur dieses Dokument ohne Sprache?

Mein Sekretariat hat in einem solchen Fall bedenken, weil man ja dort nicht weiß, was ich eigentlich gesagt habe. Selbst mit DNS 11 gibt es gerade bei zusammengesetzten Wörtern immer wieder mal lustige Fehler. Da wird einfach eines von 2 Wörtern, die ein zusammengesetztes Substantiv bilden, weggelassen oder aus der Unmöglichkeit wird die Möglichkeit.

Und da ich selber bei einer DIN A4 Seite Text meist 3 Ausdrucke brauche, um alle Fehler beseitigt zu haben, die mir so beim tippen passieren, finde ich das Korrigieren durch eine weitere Person praktikabler.

Daneben sei angemerkt, dass ich aus juristischen Gründen in der Kanzlei möglichst sicherstelle, dass für E-Mails als Absenderadresse immer die Adresse der Kanzlei benutzt wird, so dass ich diese lieber auch mit meinem Anwaltssystem diktiere und dann verschicke.

Grüße

A. Wagner

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Marius Raabe Offline



Beiträge: 718

09.02.2011 14:26
#15 RE: Spracherkennung und Kanzleisoftware Zitat · Antworten

Lieber Herr Wagner,

Ihre Frage kann ich bejahen, mein Genuschel behalte ich für mich. Wie gesagt verwende ich die hier im Forum so genannte Methode C und korrigiere solche Texte selbst, und zwar gleich beim Diktat. Dazu drucke ich auch nichts aus (ich habe nicht mal einen Drucker am Arbeitsplatz), sondern verfolge den Text einfach beim Entstehen. Bei besonders kritischen Schriftstücken lese ich ihn am Bildschirm nochmal durch, dies aber auch schon zur Kontrolle in inhaltlicher und stilistischer Hinsicht. Das ist etwas, was mir im Zweifel ohnehin keine Sekretärin abnehmen könnte. Nur in seltenen Fällen (insbesondere bei Veröffentlichungen) gebe ich nach meinem eigenen Korrekturdurchlauf die Sache zusätzlich nochmal einem Mitarbeiter/einer Sekretärin zur Lektüre. Dann aber kommt es auf die Tonspur schon längst nicht mehr an. Ich erhalte dann alle problematischen Stellen markiert zurück.


Angesichts der Korrekturhilfen in Word (insbesondere die Grammatikkontrolle – grüne Schlangenlinien – und die Formatierungskontrolle – blaue Schlangenlinien – sind eine echte Hilfe) ist es extrem selten, dass sinnentstellende Fehler verbleiben. Wegen dieser Korrekturhilfen ist meines Erachtens die Korrektur am Bildschirm auch die bessere Lösung.
Was die Quellen für sinnentstellende Fehler angeht, stimme ich Ihnen zu, dass die Eigenart von Dragon, bei der Kompositabildung manche Wortbestandteile zu verschlucken (aggressives Nothing-But-Speech, dazu gibt es einen eigenen Beitrag von mir), das größte Ärgernis ist, gefolgt von der Weglassung von Vorsilben, welche eine Negation ausdrücken. Aber auch ähnlich klingende Wörter, die unterschiedliche Rollen ausdrücken, sind riskant (Auftraggeber/Auftragnehmer, Pächterin/Verpächterin, Mieter/Bieter – hier übrigens alles fehlerfrei erkannt), am besten hilft noch ein sorgfältiges Diktat nebst kontrollierendem Blick auf den Bildschirm.


Lustige Fehler ohne dramatische juristische Konsequenzen bleiben sicher immer mal nach, das merke ich selbst, wenn ich ältere Texte nochmal durchzulesen habe, und auch hier im Forum kann man es ab und an sehen (bei Carsten Stückmann wurde neulich aus dem Prozessor ein Professor, was ja auch eine schöne Karriere ist).

Ein gewisses Restrisiko in beiden Hinsichten (dramatisch bzw. lustig) lässt sich auch bei konventioneller Arbeitsweise nicht ausschließen, wenn ich mir so die Dokumente ansehe, die ich von Kollegen erhalte, die mit Sicherheit keine Spracherkennung benutzen.

Interessanterweise finde ich manchmal beim Lesen fremder Texte Fehler, die sich nach typischen Erkennungsfehlern anhören, aber gar keine sind. Teilweise liegt das sicherlich auch an der Qualität der Umsetzung von Phonodiktaten, teilweise ist es vielleicht auch ein Versuchsleitereffekt (man sieht, was man sehen will).

Umgekehrt werden unbemerkte Fehler bei der Spracherkennung immer seltener, je besser der Drachen wird und je besser man mit ihm umgeht – und zu diesem guten Umgang zählt aus meiner Sicht die sofortige Verbesserung von Fehlern (aber das mag umstritten sein).
Für uns Juristen ist es sicherlich besonders kurios, dass man mit dem Endbenutzervertrag von Dragon sogar die Verpflichtung übernimmt, dass man seine Texte vor dem Versand Korrektur liest (schon klar, dass dies nichts anderes ist als ein verkappter Haftungsausschluss).

Das soll nun wahrlich kein Plädoyer sein, auf gute Korrekturen zu verzichten (ich selbst habe mir im Studium mein Hiwi-Geld u.a. mit Korrekturlesen verdient) und sicher eliminiert es einige Fehler, wenn jemand mit laufender Tonspur den Text nochmal liest (aber auch sicher ohne Tonspur). Das ist letztlich eine persönliche Entscheidung über das Verhältnis von Aufwand und Nutzen und hängt auch von der Textgattung ab.

Was schließlich den Umgang mit E-Mails angeht, so bin ich wie anderwärts schon ausgeführt der Meinung, dass die Möglichkeit, ohne viel Anstrengung (Tippen) schnell per E-Mail zu kommunizieren, zu den größten Stärken beim effizienten Einsatz der Spracherkennung gehört und viele mühsame Versuche, jemanden telefonisch zu erreichen, ersparen kann. Die persönliche Erreichbarkeit per E-Mail am eigenen Rechner (sozusagen die E-Mail-Durchwahl) gehört in den Mandantenkreisen, die für mich bedeutsam sind, eigentlich zum guten Ton (man mag es bedauern oder nicht). Den von Ihnen angedeuteten juristischen Bedenken lässt sich technisch auch bei dieser Methode Rechnung tragen, aber das führt jetzt sicher zu weit.

Wie immer – alles ohne Präjudiz für die Präferenzen anderer Leute, nur meine zwei Cents.


Beste Grüße, Marius Raabe

Dragon NaturallySpeaking 11.5 Legal
Windows 7 Prof. 64-Bit, Office 2010, Jarte Plus
Philips SpeechMike II Pro Plus, SpeechMike III, SpeechMike Air, PDCC 2.8
Intel Core2 Quad Q9550, 2,83 GHz, 2x6MB L-2, 8 GB RAM

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